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CONCEPTOS BÁSICOS

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor.

Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.

También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.

Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los elementos básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc., para familiarizarnos con el entorno.

Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.

1. INICIA POWER POINT

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Power Point.

1) Desde el botón Inicio

situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él e arrancará el programa.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.

Ahora inicia el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta forma aprenderás mejor el manejo de este programa. Para que te sea fácil el seguir la explicación al mismo tiempo que tienes abierto el programa te aconsejamos que combines dos sesiones, si no sabes cómo hacerlo no te preocupes aquí te explicamos cómo compaginar dos sesiones.

LA PANTALLA PRINCIPAL

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación.

Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.

2. CREAR UNA PRESENTACION

A continuación veremos cómo crear una nueva Presentación en blanco, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.

CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO

Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:

- Despliega el Botón Office.

- Selecciona la opción Nuevo.

- En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear.

Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás.

3. COMO AGREGAR SONIDOS Y PELICULAS

Para insertar un sonido en una presentación despliega la pestaña Insertar y elige Sonido.

Después aparecerá una lista donde podrás insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opción Sonido de archivo), o grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.

Cuando la banda de opciones sea de un tamaño reducido, este icono aparecerá en el desplegable Clip multimedia.

Insertar sonidos de la galería multimedia

Despliega la pestaña Insertar y elige Sonido.

Después selecciona Sonido de la Galería multimedia....

En el panel de tareas aparecerá la lista de sonidos que incorpora la galería multimedia de PowerPoint.

Para insertar el sonido, haz doble clic sobre él, después te preguntará si quieres que se reproduzca automáticamente el sonido o cuando hagas clic sobre él.

Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva verás que aparece un altavoz que representa al sonido.

4. ANIMACIONES Y TRANSICIONES

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.

Después aparecerá en el panel de Personalizar animación.

En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento.

Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto.

En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc.).

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo.

La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden.

El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos aplicado.

Ocultar diapositivas

La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.

Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y después desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva.

5. Como agregar una tabla

Para agregar una tabla lo primero es seleccionar la opción tabla con el nombre tabla i se seleccionan las filas i las columnas o al igual que se pueden seleccionar en la tabla inicial .dibujarla o convertirla en hoja de calculo Excel o al igual que se pueden insertar tablas rápidas que tienen gran variedad de tablas como son los calendarios.

6. como insertar hora y fecha a una diapositiva

1. En la diapositiva, haga clic en el marcador de posición o en el cuadro de texto al que desea agregar la fecha y hora.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Fecha y hora.

NOTA Si aparece el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página después de hacer clic en Fecha y hora, la diapositiva no contiene un marcador de posición o cuadro de texto.

7. como agregar grafico

1. En el menú Insertar, haga clic en Gráfico.

2. Para reemplazar los datos de ejemplo, haga clic en una celda en la hoja de datos (hoja de datos: tabla incluida con un gráfico que proporciona información de ejemplo que muestra dónde escribir sus propias etiquetas de fila y columna y sus datos.) y escriba la información que desee.

3. Para volver a la diapositiva, haga clic fuera del gráfico.

8. insertar estilos de wordArt

Para estos programas de versión Office 2007: Excel y PowerPoint

1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en WordArt y luego en el estilo de WordArt que desee.

2. Escriba el texto.

NOTAS

§ Puede personalizar la forma que rodea el WordArt, así como el texto en el WordArt.

§ Si tiene un gráfico en el documento de versión Office 2007, puede reemplazar el título del gráfico por el WordArt para enfatizar más el título.

9. insertar intervalos

NOTA Esté preparado para empezar a establecer los intervalos de la presentación inmediatamente después de realizar el primer paso de este procedimiento.

1. En la ficha Presentación con diapositivas, en el grupo Configurar, haga clic en Ensayar intervalos.

Aparece la barra de herramientas Ensayo y en el cuadro Tiempo de exposición comienza a registrarse el intervalo de presentación.

La barra de herramientas Ensayo

Siguiente (avanzar a la diapositiva siguiente)

Pausa

Tiempo de exposición

Repetir

Tiempo total de presentación

2. Mientras registra los intervalos de la presentación, siga uno o varios de estos procedimientos en la barra de herramientas Ensayo:

§ Para pasar a la diapositiva siguiente, haga clic en Siguiente.

§ Para detener temporalmente el registro del tiempo, haga clic enPausa.

§ Para reiniciar el registro del tiempo después de una pausa, haga clic en Pausa.

§ Para establecer un intervalo exacto de tiempo durante el que se mostrará una diapositiva, escriba el intervalo en el cuadro Tiempo de exposición.

§ Para reiniciar el registro del tiempo de la diapositiva actual, haga clic en Repetir.

3. Después de establecer el tiempo de la última diapositiva, aparece un cuadro de mensaje que muestra el tiempo total de la presentación y le solicita que siga uno de estos procedimientos:

§ Para mantener los intervalos de diapositivas registrados, haga clic enSí.

§ Para descartar los intervalos de diapositivas registrados, haga clic enNo.

Aparece la vista Clasificador de diapositivas, que muestra el tiempo de cada diapositiva de la presentación.

10. insertar formas

Puede agregar formas desde el gráfico SmartArt o desde el panel de texto.

1. Haga clic en el gráfico SmartArt al que desea agregar una forma.

2. Haga clic en la forma existente que se encuentre más cerca de donde desea agregar la forma nueva.

3. En Herramientas de SmartArt, haga clic en la ficha Diseño.

4. En el grupo Crear gráfico, haga clic en la flecha que se encuentra bajo Agregar forma y, a continuación, realice una de las acciones siguientes para seleccionar una ubicación para la forma nueva:

§ Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero a continuación de la misma, haga clic en Agregar forma detrás.

§ Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero delante de la misma, haga clic en Agregar forma delante.

§ Para insertar una forma un nivel más arriba de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma encima.

La forma nueva toma la posición de la forma seleccionada y la forma seleccionada y todas las que haya debajo de la misma se degradan un nivel.

§ Para insertar una forma un nivel por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma debajo.

La forma nueva se agrega al final de las otras formas del mismo nivel.

NOTAS

§ Para agregar rápidamente una forma que coincida con las del gráfico SmartArt que está utilizando, en el paso 4 anterior, haga clic en Agregar forma, en vez de hacer clic en la flecha que se encuentra bajo Agregar forma.

§ Si hace clic en Agregar forma sin tener ninguna forma seleccionada, se agregará una forma bien al final de las formas del nivel superior, bien debajo de una forma de nivel superior para mantener equilibrado el diseño del gráfico SmartArt.

§ La forma Agregar asistente sólo está disponible si ha elegido un diseño de organigrama.

11. CONCLUSIONES

Power point es muy utilizado para hacer exposiciones que quieran que sean más presentables. También este programa hace que tus exposiciones sean más amenas ya que puedes insertar cualquier tipo de multimedia, darle efectos y cualquier cosa para que llame la atención de cualquier espectador.

Éste fue un mini manual para utilizar las funciones básicas de power point, tiene muchas más funciones como agregar organigramas, mapas conceptuales, etc., pero teniendo estos conocimientos básicos puedes crear una presentación rápida y con muy buenos efectos.

Ficha Insertar Aquí están todos los elementos que puede colocar en una diapositiva, desde tablas, imágenes, diagramas, gráficos y cuadros de texto hasta sonidos, hipervínculos, encabezados y pies de página.

Ficha Diseño Elija una vista completa para las diapositivas que incluya diseño de fondo, fuentes y combinaciones de colores.

Ficha Animaciones Aquí están todos los efectos de animación. Las animaciones básicas para listas o gráficos son las más fáciles de agregar.

Ficha Presentación con diapositivas Seleccione un color de pluma o determinada diapositiva para comenzar. Grabe la narración, desplácese por la presentación y efectúe otras acciones preparatorias.

Ficha Revisar Busque aquí el corrector ortográfico y el servicio Referencia. Solicite a su equipo que use anotaciones para revisar la presentación y revise luego estos comentarios.

Ficha Vista Cambie rápidamente a la vista Página de notas, active las líneas de cuadrícula u organice todas las presentaciones abiertas en la ventana.

Mostrar las galerías

1. Algunos tipos de efectos de transición aparecen en la cinta de opciones.
2. Para ver más efectos, haga clic en el botón Más.
3. Aparece la galería completa de efectos de transición. Elija cualquier efecto para verlo en la vista previa y haga clic para aplicarlo.

Cuando PowerPoint presenta varias opciones para hacer algo, como estilos para una forma, o tipos de WordArt o efectos de animación, algunas opciones aparecen en la cinta de opciones. Para ver la galería completa de opciones, haz clic en la flecha Más, tal como se muestra en la imagen.

Elegir una vista previa Al dejar el puntero del mouse (ratón) en una miniatura de galería (desplazarse por ella), verá qué aspecto tendrá la forma o el efecto de animación cuando se aplique. Si no te gusta, no habrá nada que deshacer. Sólo deberá desplazarse por otras miniaturas y hacer clic en la que desee aplicar.

Usar opciones avanzadas

1. Cuando no vea la opción que desea en un grupo, como el grupo Fuente que se muestra aquí, haz clic en la flecha de la esquina.
2. Se abre un cuadro de diálogo con más opciones para elegir.

Evidentemente, hay más comandos y opciones que los que caben en un grupo. Sólo se muestran los comandos más utilizados. Si deseas uno que se utiliza con menor frecuencia, haz clic en la flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior de un grupo. Aparecen más opciones.

Por ejemplo, en el grupo Fuente de la ficha Página principal, encontrarás los botones de formato habituales para el tipo y el tamaño de fuente, negrita, cursiva, color, etc.

Si deseas otro tipo de formato, como superíndice, haz clic en la flecha de este grupo para ver el cuadro de diálogo Fuente.

La flecha aparece en el grupo cuando realiza un trabajo en la diapositiva que pueda requerir comandos en dicho grupo. Por ejemplo, al hacer clic en un marcador de posición de texto en la diapositiva, la flecha aparece en cada grupo de la ficha Página principal que tiene comandos relativos al trabajo con texto.